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内定

内定承諾書に添え状はいらない?そもそも必要なの?

内定承諾書に添え状はいらない?そもそも必要なの?

応募した企業へ内定承諾書を返送するときには、添え状を忘れないようにしましょう!その理由をご説明します。「添え状を入れずに送ってしまった」というあなたは、最後の項目をご覧ください。

添え状はビジネスマナーとして必要

添え状とは、一般的に他に送り状、送付状とも言われますが、企業・法人に対して何か書類を送付するときにこれを付けるのはビジネスシーンでは基本的なマナーです。

内定承諾書も「企業に送る書類」ということで、ビジネスマナーとして必要ということをまず理解しておきましょう。添え状は取引先などへ書類を送るときに必ず同封するもので、基本的に2つの役割があります。

一つは「挨拶」、もう一つは「送付先(担当部署・担当者名)・送付内容を明記し、受け取る相手の確認漏れを防ぐ」という役割です。

受け取る相手にとっては、「誰に」「どのような書類が」「何通送られてきたか」を、「すぐ」「確実に」把握できることで、その後の対応をスムーズにすることができるという役割があります。

内定承諾書の添え状は企業へのお礼状

上記のような一般的な添え状の意味・役割に加えて、内定承諾書の添え状は企業への「お礼状」を兼ねています。内定承諾書とともに受け取る内定通知書は、応募した企業があなたに「一緒に働きたい」という意思を示したものです。

それに対して、あなたは「一緒に働きます」という意思を示すため内定承諾書を返送することになりますが、そのときに「感謝」や「意欲」を伝えるのは大事なことです。

内定承諾書に添え状を同封することで、「採用してくれてありがとうございます」「どうぞよろしくお願いします」という感謝の思いを伝えられます。

受け取る相手は、これから一員として迎えられる企業、一緒に働くことになる担当者(=同僚)です。

添え状を通じてあなたの思いを伝えることで、企業側からは「書類の送付ひとつとっても心を込めて対応してくれる、礼儀正しい人」「本当に自分たちと一緒に働きたいと思っている人」といった、好印象につながります。

新しい企業で気持ちのよいスタートを切るために、添え状は有効な手段です。

添え状なしでも内定は取り消されない

「今さらそんなこと言われたって、もう添え状なしで返送してしまった!」という人も、心配は不要です。

添え状を同封しなかったからといって、それが原因で内定取り消しになることは、まずありません

前述のとおり、添え状の基本的な役割は「誰に」「どのような書類が」「何通送られてきたか」を、「すぐ」「確実に」把握できることです。言い換えれば、役割を果たしたら不要となるため、添え状のあるなしが、選考結果を左右するものではありません。

もし返送することを優先して添え状を同封しなかったとしても大丈夫です。内定承諾書に対する最優先事項は「いち早く返送すること」なので、あまり気にしないようにしましょう。

ただし、添え状を同封することはビジネスシーンにおいて基本マナーです。入社後に取引先などへ書類を送るときは、絶対に忘れないようにしてください。

まとめ

内定承諾書を返送するときに添え状を同封すべき理由は、以下の3つです。

  • 添え状は書類送付の際のビジネスマナーであること
  • 内定承諾書への添え状は「お礼状」の意味合いもある
  • もし添付し忘れていても内定取り消しにはならない

添え状のあるなしよりも、内定承諾書は「早めに返送すること」が第一。添え状を同封しなかったとしても大きな問題はないので、作成に時間がかかる場合は、すぐに返送することを優先しましょう。 

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