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内定

内定通知書が来ない場合の対処法と問い合わせメール文例

内定通知書が来ない場合の対処法と問い合わせメール文例

転職の面接後、しばらく待っても企業からの内定連絡、または内定通知書が来ない場合の対処法を解説します。

採用決定から1週間~10日程度で届くケースが多い

面接終了から内定(採否)の連絡が届くまでは、一般的に2、3日~1週間ほど。ただし企業によっては幅があり、早い場合は即日わかりますし、応募者が大量にいる場合ではもっと時間がかかる場合もあります。

面接の終わりに「結果については〇日後にご連絡します」と言われた場合でも、多少前後すると思っていても間違いではありません。

メールや電話があって内定のお知らせを受けた後で書類が来る場合と、書類がいきなり来る場合の2通りがありますが、企業は優秀な応募者であればぜひ自分の会社に来てもらいたいと考えるので、書類より先にメールや電話で連絡が来るケースが多いです。

メール、電話が1週間目に来た場合、書類はその後遅れて届くこともありますので、1週間~10日ほどという期間が目安になります。

内定通知がない場合は面接から1週間後に確認してOK

採用の連絡があったにも関わらず内定通知書が送られてこない、あるいはそもそも採否の結果がわからない場合、自分から企業に問い合わせをして問題ありません。連絡をしてもいいタイミングは、内定の連絡があった場合はその日から1週間後そもそも採否の結果がわからない場合は面接から1週間経過後を目安に確認しましょう。

内定の連絡、および内定通知書が遅くなるのは、複数の応募者があり、選考に悩んでいるケースや企業内で採用に関わる人が多く、選考が遅れているケース、内定通知書の対応をする担当者が多忙で遅れているケースなどがあります。大きな会社の場合は、特に時間がかかる可能性があります。

そのため、入れ違いで連絡してしまうのを防ぐためにも、問い合わせるのは予定日を過ぎた直後ではなく、少し時間をおいてからが望ましいといえます。

メールで問い合わせる際の注意点

企業に内定連絡、および内定通知書について問い合わせる場合は、作成時間や手間が少ないメールがおすすめです。より丁寧にしようと考える場合は手紙も選択肢の一つですが、到着までに時間がかかり、企業側も書類の一つとして処理に手間がかかるので、メールが無難と言えます。急いで問い合わせる必要がある場合は、電話でも問題ありません。

内定通知書の件をメールで問い合わせるときの注意点として、問い合わせるときに気を付けるべきポイントは以下の通りです。

  • 企業側に催促をする(催促していると思われる)表現を避ける
  • 面接など直近の企業側の対応に感謝の意を添える
  • 企業側の状況を配慮して気遣った言葉を添える
  • 要件を簡潔にまとめる

なお、メールを送ったものの返信がなく、いよいよ電話で問い合わせをする場合でも、気を付けるべきポイントは同じです。

メール文章の書き方例

問い合わせメールで大事な項目は、「担当者の部署、氏名」「挨拶の言葉」「面接など直近の対応へのお礼」「本題(内定通知書が来ていない・採否が不明確である旨)」「相手の状況や手間を配慮した結びの言葉」といったものです。

内定通知書についての問い合わせメール文例

<件名>
面接の結果につきまして

<本文>
〇〇株式会社
人事部採用課 ××様

お世話になっております。先日、中途採用の面接をしていただきました●●です。
お忙しい中、貴重なお時間をいただき、どうもありがとうございました。

面接結果について、まだご連絡をいただいていない状況ですが、
合否連絡、および内定通知書の送付について、
ご予定をお伝えいただくことは可能でしょうか。
※このお問い合わせのタイミングと入れ違いでご連絡をいただいておりましたら
申し訳ございません。

こちらの勝手で問い合わせしまして誠に恐縮ですが、ご返信をいただければ幸いです。
お手数をおかけしますが、何とぞよろしくお願いいたします。

氏名:●●
メール:○○@○○
電話番号:xxx-xxxx-xxxx
住所:〒○○○-○○○○
   ○○県○○市○○町○○番地

内定連絡や内定通知書は、退職手続きや入社手続きの準備を左右する重要なものです。遅れている場合は、遠慮せず企業に問い合わせてください。

また、内定の連絡が電話でかかってくる場合の目安については、こちらの記事も参考にしてください。

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