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内定

内定承諾書を郵送するときの封筒の書き方(サイズ・色についても)

内定承諾書を郵送するときの封筒の書き方(サイズ・色についても)

企業へ内定承諾書を返送するときの、封筒の大きさや宛名などの書き方についてまとめました。内定承諾書に返信用封筒が同封されていた場合は、一番下の項目をご覧ください。

封筒の表面の書き方

表面に記載する必要事項は、「郵便番号」「住所」「会社名」「宛名」「書類内容」となります。
特に「書類内容」は忘れがちになるので、気を付けましょう。それぞれの項目について、以下詳しく説明します。

まず全体を図で表します。丁寧な字で書くのはもちろんですが、位置や書き方のマナーに沿って作成しましょう。

なお、封筒の書き方について、縦書きか横書きかは特に問われません。一般的には郵便物の慣習から縦書きが多いですが、最近では横書きでも書かれることが多くなっています。特に、会社名にアルファベットが使われているような企業であれば、横書きの方が書きやすい場合もあります。

好印象を与えるコツとしては、やはり字を丁寧にわかりやすく書くこと。封筒は手書きのケースがほとんどです。細いボールペンだと見にくくなってしまいますので、太さは「中・細」か0.5~0.7ミリの黒の油性サインペンがおすすめです。また、手書きだからといって筆ペンを選ぶのは控えておきましょう。

履歴書を入れる封筒のあて名書きに使うペンと同じでかまいません。こちらについては以下の記事に詳しく解説しています。

横書きの場合は以下の通りです。

まず表面の記載事項について下記で詳しく解説します。

郵便番号・住所

住所が間違っているとそもそも届きません。正しい住所を確認することがまず重要です。

  • 都道府県は省略しないで書く。
  • 郵便番号以外の数字は基本は漢数字で書く。
  • 郵便番号は専用の枠があれば枠内に書き、なければ一般的な封筒で郵便番号枠が印刷されている位置(封筒上部)に横書きする。
  • 住所は郵便番号と封筒の右端から1~2cmの余白を持たせ、基本は1行で書ききる。もし長くて2行になる場合は、縦書きの場合は1行目より1字下げた位置から書き始める。

都道府県を省略しないで書くのは、住所というのは都道府県から始まるのが正確なものになるということ、他府県に同じ市区町村がある場合に万一の間違いがないようにするためという意味があります。

数字を漢数字で書くのは、一般的に郵便で封書を送る際には、宛先を縦書きで書くためです。例えば新聞の表記も縦書きのため、番地などは漢数字で表記されています。

ただ、配達する郵便局の立場に立つと、算用数字の方が見やすく配達間違いも起こりにくいため、郵便物で最も大切な「きちんと送り先に届くこと」を重視すれば、算用数字で問題ないと言えます。ですから、算用数字で書いたとしても間違いというわけではありません。また、数字は企業のホームページなど公式情報で漢数字になっていない場合は、それに合わせても失礼にはなりません。

会社名

会社名を間違えてしまうと大変失礼にあたります。省略せず正しい記述で書くのがポイントです。

  • 通称名ではなく、ホームページなどに記載されている正式名称で書く。
  • 「(株)」(有)」などと略さず「株式会社」「有限会社」など正しく書く。

「(株)」(有)」などの略称は企業の正式名称ではありませんので、注意してください。

宛名

宛名は郵便の誤配達や社内で担当者に渡るのが遅れないように、できるだけ詳しく書いた方がベターです。

  • 中央に、住所よりも少し大きめに書く。
  • 宛先が会社名のみの場合は、「会社名+御中」とする。
  • 担当者の詳細が分かる場合は、「部署名+人名+様」とする。
  • 担当者名が分からない場合は、「部署名+採用ご担当者+様」とする。

人名に様を付けるのは一般的な個人宛の他の郵便物でも同様ですが、「会社名+御中」というのはあて先が個人の名前ではない場合に、様の代わりに使う言葉であり、ビジネスマナーとしての書き方です。

なお、封筒によっては郵便番号欄がない場合があります。郵便番号欄がない場合は、通常の郵便番号枠がある封筒と同じ部分に番号を記載するようにしましょう。これは裏面も同様です。

名前までわかっている場合は必ず人名を記載することをおすすめします。できる限り宛先は詳しい方が、誤配達の確率は下がります。

切手・書類名

表面について、切手や封筒に関するワンポイントアドバイスです。

  • 切手は料金不足にならないように貼る。不安があれば郵便局で測って貼ってもらうと確実。
  • 封筒の左下に、書類の内容が分かるように赤字で「内定承諾書在中」と記載して赤枠で囲む。

書類が複数あってかさばったり重くなっている場合は、いくらの切手を貼ればいいのかよくわからない場合があります。多めに貼るというのも一つの手ですが、郵便局で測ってその場で貼ってもらえば確実です。

「内定承諾書在中」というのは、「この封筒には内定承諾書が入っていますよ」ということを明示的に説明するための記載です。単に宛先、宛名だけ書かれているだけだと何の書類かわからず、後回しにされてしまう可能性がゼロではありません。

必須の項目ではありませんが、重要な書類であるということを、よりわかりやすくするために目立たせる意味があります。赤文字で「内定承諾書在中」と書いてさらに赤枠で囲むとより目立つでしょう。

封筒の裏面の書き方

裏面に記載する事項は、「郵便番号」「住所」「氏名」「〆」印となります。こちらも縦書き、横書きの場合を例示します。表面の書き方と同じ向きで書きましょう。

裏面は基本的に郵便物を届けるための情報としては使われないので、表面に記載した文字よりも小さく書いておいてかまいません。

縦書きの場合でも横書きの場合でも、文字を書く場所は左下で同じです。

郵便番号・住所

  • 都道府県名は省略せずに書く。
  • 郵便番号は住所の上に横書きで書く。

都道府県を略さない、というののは表面の書き方と同じです。差出人である自分の住所も正確に記載しましょう。

書く位置は画像も参考にして、封筒左下でバランスが良いところで書きましょう。表面の宛先の書き方に合わせて、封筒の中央にバランスをとって記載するのが郵便局の封筒の書き方例でも挙げられています。しかし、多くの人が真ん中に寄せる書き方は不慣れでうまく書きにくく、事実上、企業側も書き方は特に重視していないので、左下周辺で書いても問題はないと言えるでしょう。

名前

  • 住所よりも少し大きめの字で書く。
  • 縦書きの場合、名前は住所の一番下の文字と名前の最後の文字の位置を揃える。
  • 横書きの場合、郵便番号、住所の初めの文字と名前の最初の文字の位置を揃える。

名前の書き方ですが、「誰からの書類なのか」をわかりやすくするために、住所よりも少し大きめに書いて、スペースの中では目立っている状態にしておきましょう。位置は縦書き、横書きともにバランス良く揃えるときれいです。揃えるのは必須事項というわけではありませんが、見栄えが良いと思わぬところで好印象を与える可能性もありますから、丁寧に書くことと、位置を意識すると良いでしょう。

  • 封にはのりを使用し、テープやステープラーは使わない。
  • 封印として、「〆」「緘」「封」を書き入れる。(「〆」を書き入れる場合は、「×」に見えないようにする)

封をするのはのり、という背景には、ホッチキスは留めていない箇所から内容物が出てしまう、持ち方によって怪我をしてしまうといった可能性や、テープは雨ではがれやすくなる、縁のところからはがれたりべたついて他の書類、郵便物とくっついて汚くなる可能性があります。それだけでNGというわけではありませんが、のり付けしてから乾かすのがベターでしょう。

「〆」は「封をしていますので開封してください」という意味があります。記載がなかったら問題になる、というわけではありませんが、あると丁寧な印象を与えます。

他に、サンプルの画像では記載していませんでしたが、郵送トラブルがあった場合に返送した日付を証明するために「投函日」を記載したり、封をしたところに「確かに〇〇が作成しました」という自著代わりの慣習的な割印をすることも考えられます。

しかし、投函日は表面に郵便局の消印日付も入るので記載は実質的にそれほど重要ではなく、割印もかつては習慣として押されていたことがありましたが、最近では押印する重要性、必然性が低いものは押印は不要という風潮もあり、あってもなくてもあまり気にされなくなっています。

サイズは角形2号が一般的

内定承諾書を返送するときの封筒は、企業から送られてきた形式と同じように返送できるものを選ぶことが一般的です。

A4の内定承諾書が折り目のない状態で送られてきた場合は、書類をそのままの状態で返送できる角形2号を選びましょう。クリアファイルに入れて返送する場合も、このサイズで問題ありません。

もし、もとの書類が三つ折り、四つ折りで送られてきた場合は、縦長の長形3号サイズを使って、元の形に折りたたんで送ると良いでしょう。

封筒はビジネスマナーとして白色のものを選ぶ

封筒の色は白色のものを選びましょう。これは、ビジネスの契約書などオフィシャルな書類については茶封筒ではなく白色の封筒を使うというビジネスマナー上の選択となります。

茶封筒を使うと問題になってNGかというと、それを理由に不採用になるということはありませんが、茶封筒は一般郵便物や簡易的な書類など、重要性がそれほど高くない事務的な書類を送る場合に使われることが多いので、マナー上最適とは言えません。

内定承諾書のような重要でオフィシャルな書類の場合は白色の封筒がマナーに適っていて、印象を損ねないでしょう。

返信用封筒を使うときは宛名に注意

内定通知書とともに内定承諾書とともに返信用封筒が同封されている場合、それを使って企業に返信します。同封される返送用封筒には、あらかじめ企業の住所、宛先が印字されていることがほとんどです。その場合、宛名の最後の「行」を「御中」(企業名のみの場合)、あるいは「様」(個人名になっている場合)に書き換えることを忘れないようにしましょう。

それぞれのパターンごとに縦書き、横書きで例を紹介します。

個人名になっている場合「行」を「様」に書き換えます。

個人名になっている場合「行」を「様」に書き換えます(横書きの例)。

企業名のみの場合、「行」を「御中」に書き換えます。

企業名のみの場合、「行」を「御中」に書き換えます(横書きの例)。

以上のポイントをふまえ、最後に誤字や脱字、宛先の間違いなどがないよう、しっかりと見直してから返送しましょう。

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