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面接日程の返信メールが来ない場合の対処法~いつまで待つのが普通?

面接日程の返信メールが来ない場合の対処法~いつまで待つのが普通?

履歴書などの書類も送付し、後は担当者からの面接日程を待つばかり、という状況でいくら待っても来ない場合、いつまで待てばいいのでしょうか。その日程の目安と、こちらから連絡するときの方法などをご紹介します。

最後の連絡から1週間程度は待ってみる

担当者が忘れている可能性もゼロではありませんが、他の業務が思いのほか忙しい、あるいは急用や体調不良などで休んでいる可能性と、すぐに連絡してせっかちな印象を与えないために、最後の連絡があってから1週間程度待ってみましょう。

ただ、やりとりのなかで日程調整が曖昧になっていないかどうかは確認してみましょう。実はこちらから候補日を挙げることになっていて、それができていなかったという場合は当然、話が進みにくくなってしまいます。

返信予定日があれば予定日から1~2日程度待ってみる

あらかじめ「〇日までに返信します」と返信の予定日がわかっていれば、多忙の可能性を考慮してその日からプラス1~2日程度待っても良いでしょう。

担当者も他の業務を抱えながら仕事をしています。日時を約束していても、必ずしもその日に連絡ができない場合もあります。逆に、すぐにこちらから連絡をして確認するのは、せっかちな印象を与えかねません。

待っても返信がなければ電話かメールで確認する

ある程度待って何もアクションが無い場合は、連絡を取って確認してみましょう。メールはすぐ見ていない可能性があるので、まず直接話ができる電話をかけてみる、ということをおすすめします。

担当者も他の業務で対応に追われて連絡を忘れていたりすることもあります。また、応募者はその会社に入っているわけではないので、担当者と応募者は対等な関係です。どちらが上ということはありませんので、連絡を取ることは失礼にはなりません。

応募者にも生活があり、早く働きたいと思っている人にとってみれば、その一社からの連絡を待たなければいけないがために何もできない、というのは非常に無駄な時間になります。上で解説した期間まで待って何も連絡がないならば、こちらから連絡をとって確認しましょう。

電話問い合わせ時の3つのポイント

電話であれば、担当者が数日不在で連絡が遅れているのならその理由もわかりますし、代理の方と話をすることもできます。

電話で問い合わせる際のポイントを説明します。

1.返事が遅れていることを責めるような言い方はしない

不安な気持ちで待たされて、つい「〇日と伺っていましたが」「いまだに連絡がないんですけど」と言いたくなりますが、相手を責めるような言葉づかいは避けましょう。あくまでもお伺いをするという姿勢で、丁寧な言葉づかいを意識してください。

2.電話をかける時間帯に注意

会社の始業直後・終業間際・お昼休み前は多忙なことがありますので、その時間は避けましょう。一般的には、9時~18時が定時の企業にかける場合、ベストな時間帯は始業1時間後~昼前の10~11時、お昼休み終了1時間後以降の14時~16時の間ごろで、そのあたりの時間帯であれば担当者の手が空きやすく、迷惑にならずに話しやすいでしょう。

3.内容は簡潔にまとめて聞きたいことだけを話す

担当者も仕事の手を止めて、電話の対応をしてくれています。だらだらと話をするのは仕事の手を止めることにもなりますので、あらかじめ聞きたい内容をまとめて、簡潔に終話できるようにしておきましょう。

電話での話し方例

実際に電話をかける場合の話し方、流れは以下の通りです。

あなた:お世話になっております。御社に応募させていただいております〇〇と申します。人事課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

企業:はい、お待ちください。

担当者:お電話代わりました、〇〇です。

あなた:お世話になっております。先日、応募させていただきました〇〇と申します。お忙しいところ、大変申し訳ございません。今、お時間はよろしいでしょうか。

担当者:大丈夫ですよ。

あなた:ありがとうございます。本日ご連絡させていただいたのは、面接の日程についてですが、いつごろ決定してご連絡いただけるのか、お伺いしてもよろしいでしょうか。

担当者:面接日程の件ですね。大変お待たせして申し訳ありません。今、確認いたしますのでお待ちいただけますでしょうか。

あなた:はい。お手数おかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします。

メール問い合わせ時の3つのポイント

電話ではなくメールで問い合わせる場合は以下のポイントを押さえておきましょう。

1.あくまでも「お伺いする」「教えてもらう」の姿勢で書く

メールも、電話と同じく相手を責めるような内容を書くのは厳禁です。丁寧な文章で、「教えてもらう」という姿勢の文章を心がけましょう。

2.担当者からのメールのタイトルを変えず返信で送る

担当者は1日に多くのメ-ルに目を通すことがあります。その際、タイトルで緊急性のあるものかどうかを判断することが多いです。そのため、担当者が送信したメールに「Re:」をつけて返信する形で出せば、担当者も自身が出したメールタイトルに気づいて、急いで確認してくれるかもしれません。

3.就業時間中に送信するほうがベター

メールは24時間いつでも送信できます。しかし、急ぎの案件に関しては担当者が会社にいる可能性が高いときに送信し、なるべく早く確認してもらい、返事をもらえるようにしましょう。メールを送る場合、メール送信後に電話もしておくと、より確実です。

また、深夜にメールを送信している「なぜ深夜に送ってきているのかな?どういう生活ペースなのか?」と疑問を持たれてしまう可能性があります。一般的なビジネスのメールは朝~夜にかけてが基本なので、深夜の送信は控えておいたほうが良いでしょう。

メールの書き方例

<件名>
Re:〇〇〇〇(相手からのメールのタイトル)

<本文>
〇〇株式会社
採用担当者 〇〇様

お世話になっております。
先日、貴社求人を拝見して応募させていただきました〇〇と申します。

〇月〇日に〇〇様から頂戴したメールにて、面接の機会をいただけるとの
ご連絡を賜りまして、誠にありがとうございます。

面接日程につきましてお尋ねしたいことがあり、
ご連絡させていただきました。

貴社から面接の希望日について希望する日時を〇月〇日にメールにて
ご連絡させていただきましたが、今のところ、
面接日時や面接場所等について、こちらで確認できておりません。

ご多忙のところ、大変恐縮ではございますが、
ご確認いただき、ご連絡いただけましたら幸いです。

もし、このお問い合わせと入れ違いにご連絡を頂いていましたら
誠にに申し訳ございません。

どうぞよろしくお願いいたします。

氏名:●●
メール:○○@○○
電話番号:xxx-xxxx-xxxx
住所:〒○○○-○○○○
   ○○県○○市○○町○○番地

以上がメールの書き方例です。参考にしてください。

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