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内定

内定承諾の電話をする場合のかけ方・伝え方、お礼の言葉・時間帯など

内定承諾の電話をする場合のかけ方・伝え方、お礼の言葉・時間帯など

「内定の返事がもらえた!」だから終了…ではありません。相手に対して「入社いたします」という返事を担当者に、きちんと伝えなければ入社はできません。ここでは、電話で内定の承諾を伝える際のマナー、言い方などをご紹介します。

電話はメールより気持ちが伝わりやすい

内定の通知も、今ではメールで伝える企業も多くあります。しかし一方的な返事にはならず、確実に連絡ができて、担当者に誠意を伝えることができる電話で対応しましょう

あらかじめ返事はメールで構わないと指示してくる企業もありますが、それ以外は電話で返事をするようにしましょう。

時間帯は10時台か14時~16時がおすすめ

まず大切なのは、相手の業務を妨げない時間帯を選ぶことです。多忙な時間にかけてしまうと、先方から「非常識な人間だ」と思われてしまいます。

始業直後から10時頃までは、朝礼やメールチェック、急ぎの仕事や至急対応などで多忙なことが多く慌ただしい時間帯です。特に月曜日や祝日明けなどは、休みをはさんでいるので対応しなければならない業務も重なってきます。

至急伝えなければいけない場合などを除き、午前中であれば10時台がおすすめです。11時台でも問題ないケースは多いですが、11時30分~13時30分頃までは昼食をとる時間帯の企業も多いので、やはり基本は10時台が午前中のおすすめの時間帯です。

午後の場合、お昼休憩の終わり直後もミーティングや急ぎの対応に追われやすいですが、午前の作業も終わり、いったん区切りができる時間帯があります。具体的には14~17時ごろです。

17時以降で終業時刻が近づいていると、帰るまでに片づけなければならない作業に追われていることもありますので、この時間もNGです。

事前に会社の始業時間、休憩時間などを調べておくと、電話をする時間の目安になります。

電話で伝えるべき5つのポイント

電話をかける前には、必ず事前に自分が伝えるべきこと、聞いておくべきことをまとめましょう。電話をかける前は大丈夫と思っていても、いざ会話が始まると緊張して言いたいことがまったく飛んでしまった…ということもあります。

5つのポイントに分けて準備しておくと、焦らずスムーズに話を進めることができます。

1:名前

最初にきちんと自分の名前を名乗ります。当たり前と思っていても、緊張して意外と忘れてしまうこともあります。

2:内定へのお礼

内定を頂いたことに対して、きちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

3:内定への意思(内定承諾)

しっかりと自分の入社の意思を伝えます。

4:入社への意気込み・気持ち

入社するにあたって、自分の意気込みや頑張っていこうという気持ちを伝えましょう。長々と話す必要はなく、落ち着いて簡潔に伝えれば問題ありません。

5:必要な書類・手続き等の確認

何度も連絡して手続きなど手順を聞くことのないように、入社までに必要な書類・手続きやスケジュールの確認をしましょう。また、事前に聞いておきたいことなどがあれば確認しておきましょう。

また電話をするときには手元にメモとペンを用意するのも忘れないようにしましょう。

電話での話し方例

電話での話し方例を記載します。

電話での話し方例

窓口:お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。

あなた:わたくし、〇月〇日に内定の連絡をいただきました〇〇と申します。人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか?

窓口:はい、少々お待ちくださいませ。

あなた:はい。よろしくお願いいたします。

担当者:お電話代わりました△△です。

あなた:お世話になっております、〇月〇日に内定の連絡をいただきました、〇〇と申します。

担当者:はい。お世話になります。

あなた:この度は内定の通知をいただき、ありがとうございます。本日は、御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話させていただきました。

担当者:ありがとうございます。それは良かったです。よろしくお願いいたします。

あなた:入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力して参りますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。

担当者:こちらこそ、入社日にお会いできることを楽しみにしています。

あなた:つきましては、確認させていただきたいことがあるのですが、よろしいでしょうか。

担当者:はい、大丈夫です。何でしょうか?

あなた:入社までに、こちらから送付しなければいけない書類などがございますか

担当者:そうですね。では、〇〇と〇〇という書類について、ご準備いただき、ご送付をお願いします。

あなた:承知いたしました。では×日までには送付いたします。それではお時間を頂戴して申し訳ありませんでした。失礼いたします。

話すときは落ち着いてゆっくりと

緊張すると早口で話をしてしまいがちです。そうなると、担当者はあなたに言葉を投げて会話をしようとしても、それがわからずに一方的な会話になってしまいます。落ち着いてゆっくりと話すことを意識しましょう。コツは、口を閉じて腹式呼吸をすること。

ひと言終えたら腹式呼吸をします。そうすることで会話中に「間」をつくることができ、ゆっくりと話をすることができます。

また、電話口であがってしまっても、丁寧に感謝の言葉と誠意を伝えることを忘れなければ、その気持ちは担当者にも必ず伝わります。そうすれば好印象を持たれて、入社後の人間関係が非常に円滑になるきっかけにもなります。

電話をするメリットは、気持ちがダイレクトに担当者に届くことです。あなたの声で感謝や誠意の気持ちを聞けば、担当者も「この人を採用してよかったな」とうれしくなるはずです。自信をもって、明るくハキハキと感謝と誠意を伝えましょう。

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