転職活動で複数の会社で採用が決まり、内定辞退を電話ですることになる場合があります。どうやって話せばいいのか、頭を悩ませてしまうこともあるでしょう。複数の内定をもらえるのは嬉しい悲鳴とも言えますが、やはり断るのは気が引けますし、面接をしてくれた担当者と話すのは少し怖い気もしますね。
最近ではメールで辞退する場合もありますが、今回は、電話で内定を辞退するときの伝え方やマナー、辞退する理由の答え方を、例文を交えてご紹介します。
相手に気遣って誠実な態度で電話をかける
まず意識しないといけないのが、相手は自分を採用してくれようとした人であるということ。
気遣いや誠実な対応をすることは大前提です。辞退するにしても、決して横柄な態度を取らないように気を付けましょう。その一方で、内定を断るという毅然とした態度を崩さないことも大切です。以下のようなマナーを踏まえての電話連絡を心がけましょう。
まず、電話をかける時間帯について。電話はメールと違い、手が空いたときに対応できるものではありません。始業して間もない時間やお昼どき、就業間際に電話をするのはやめましょう。会社の就業時間にもよりますが、9:00～18:00が勤務時間の場合、10:00～11:30、13:30～17:00を目安に連絡しましょう。
また、一度電話して担当者が不在だったときなどには、空いている時間を聞いておくと良いでしょう。「こちらから折り返しますか？」と聞かれることもありますが、辞退の連絡という性質上、丁重にお断りし、自分から再度連絡するようにしましょう。
次に、電話に出てもらえたら、相手の都合をうかがうことを忘れずにしましょう。
採用担当に電話をつないで貰ったら名前を名乗り、「今お時間大丈夫でしょうか？」と聞きくことになります。「電話に出るということは大丈夫なのでは？」と考えるかもしれませんが、礼儀として確認しておく方が無難です。忙しいときに電話を受けるか受けないかは人によりますので、相手への気遣いを示しましょう。
そして、必要以上にへりくだった態度にならないことが大切です。
「せっかく内定をくれたのに辞退するなんて申し訳ない」という気持ちもあると思います。しかし、電話の際には毅然とした態度で話すようにしましょう。理由はともあれ、企業側も内定を辞退される可能性は考慮しているはずです。申し訳ないという気持ちを抱くかもしれませんが、悪いことをしているわけではないので、卑屈になる必要はありません。
辞退の理由はあらかじめ準備しておく
電話するときに困りがちなのは、辞退する理由をどう伝えるかでしょう。相手を怒らせたり、不愉快な思いをさせたりしないだろうかと、気を揉んでしまうかもしれません。
以下は内定辞退の理由を話すときの注意点をまとめたものです。
まず、あらかじめ辞退理由をどう伝えるかは考えておきましょう。辞退の電話をしたときには、その理由を聞かれることがあります。電話する前に答え方を用意しておくとよいでしょう。自然なものとしては、「他社の内定が決まったから」、「就職活動を通して、別の業種に進もうと考えたから」、「面接をしてみて、自分の適性にはそぐわないと感じたから」といった理由があるでしょう。
基本的には、正直に答えるのがベストです。面接をしてみたら考えていた仕事と違った…、ほかの会社に受かったので辞退したい…など、断る理由はさまざまだと思います。正直に話すことで相手を怒らせてしまうのではないかと考えるかもしれませんが、嘘をついても仕方ありません。
重要なのは正直に言うときの態度、言い方です。うまく納得してもらおうとした結果、苦し紛れに辻褄の合わないことを言ってしまうと、偽っていることを見透かされてしまうこともあります。こうなると逆に失礼になってしまったり、焦ってしまいますので、理由を聞かれたら正直に答えるようにしましょう。
なお、辞退理由は先に自分から話し始める必要はありません。内定を辞退した会社にわざわざ理由を伝えたいこともないと思いますので、質問されたら答えるようにしましょう。
また、辞退理由の開示は義務ではありませんので、どうしても話したくなければお断りしても大丈夫です。この場合にもやはり言葉を選び、真摯的かつ誠実な対応を心掛けるようにしましょう。
例えば「大変申し訳ございませんが、御社の内定を辞退する理由については伏せさせていただきたく思います」といったように、角の立たない断り方が良いでしょう。
また、採用を担当する人によっては、辞退することへの不満を隠さずに「なぜうちの会社はダメなんだ！」と断る理由をしつこく聞いてくる人もいるかもしれません。
正直に理由を話してしまった方が面倒なことにならない場合もあります。「怒られるくらいならば話してもいいや」と考えるならば、正直に理由を伝えるようにしましょう。
どうしても話したくない場合や、理由を言ってしまうと話がこじれてしまうと感じたときは、「恐縮ではございますが、お伝えする義務はありません」と伝えましょう。相手が怒っていてもこちらは冷静に、毅然とした態度を示しましょう。
内定を辞退する電話の話し方例
採用を断るわけですから、どこか後ろめたい気持ちがあることでしょう。電話すること自体気が進まないかもしれません。しかし、内定を断るとなればいつかは連絡しなければいけないはず。勇気を出して受話器を取り、誠実かつ毅然とした態度で話をしましょう。
あなた：お世話になっております。私、先日面接をしていただきました○○と申します。□□様(採用担当者)にお取り次ぎいただけますでしょうか？
窓口：少々お待ちください。
担当：お電話かわりました。採用担当の□□です。
あなた：先日面接をしていただきました○○と申します。面接の際はお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。ただいまお電話大丈夫でしょうか？
担当：はい、大丈夫です。
あなた：この度は内定の通知を頂戴し、心より感謝しております。せっかく内定をいただき、勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
担当：そうですか。残念ですが承知しました。差し支えなければ理由を教えていただけますか？
あなた：御社の他に求人に応募していた企業があり、この度そちらからも内定を頂きました。自分の適性などを慎重に考えた結果、別の企業との縁を感じ、このような決断をした次第です。
担当：そうなんですか。大変残念ですが、仕方ありませんね。ご連絡ありがとうございます。
あなた：ご承知いただき、誠にありがとうございます。選考や面接に貴重なお時間を頂戴してしまったにも関わらず、このような内容のお電話になってしまい、大変申し訳ございませんでした。
担当：いえいえ。そちらの会社での活躍をお祈りしております。
あなた：重ね重ねありがとうございます。私も、貴社のご清栄をお祈り申し上げております。では、失礼いたします。
一般的な会話の流れを挙げましたが、内定を辞退する電話はかけづらいものです。とはいえ、卑屈にならず、礼儀を持って話すように心がけましょう。
最近ではメールでも対応してもらえることがほとんどですが、電話をかけたほうがメールを見ていない等のトラブルは防ぐことができるでしょう。
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