内定辞退メールの正しい書き方と使える例文《保存版》

転職に際し、中途採用でも複数の企業を受けることは珍しくありません。今回は、内定辞退のメールはどのように書けば良いのか、詳しく解説します。
なお、基本的には電話で辞退を伝えることがまだ多いですが、メールで辞退するという方法も徐々に増えてきています。

内定を辞退するメールの例

「せっかくいただいた内定ですがお断りします」とだけ書いてメールをするだけならば簡単なのですが、ビジネスマナーを考えるとそうはいきません。そして困ったことに、マナーを考えると何と書いていいのか分からなくなってしまうものです。

内定を辞退するメールの書き方として、以下は、ビジネスマナーを踏まえた内定を辞退するメールの一例です。

内定のお礼と辞退の意思、お詫びの言葉を入れる

上の例文を参考に、それぞれのポイントを整理してみましょう。

まず、件名はシンプルに分かりやすいものにすること。
ビジネスメールの基本でもありますが、メールは件名を見ただけで内容が分かるものが好ましいとされています。シンプルだと素っ気なく見えてしまい、失礼に値すると思われがちですが、件名を長々と書くのはNGです。

次に、内定を貰ったことへのお礼を述べましょう。
お断りするとはいえ、相手は面接に時間を割いてくれたうえに、自分を採用してくれようとした会社です。失礼の無いように、まずはお礼を述べましょう。

そして、辞退の意思を伝えるという項目が当然、必要です。長々と書くのではなく、分かりやすく簡素な文章で伝えましょう。なお、お断りの理由は簡潔に記載するようにしましょう。辞退する理由を長々と書いてしまうと、言い訳をしているような文章になってしまいます。理由を書くときはシンプルで構いません。

そして、入社できないこと、辞退することとなった点についてのお詫びの文章を記載します。

長々とは書かずに丁寧に書いて気持ちを伝える

受け取った側の気持ちを考慮して、お詫びの文面は丁寧に書くことが大切です。人事採用はかなりの時間と労力が掛かるものです。多くの人の中から選んでいただいたのに内定を辞退するわけですから、丁寧にお詫びの言葉を述べましょう。

これも辞退の意思と同様に、長々と記載すると言い訳がましく感じられてしまうので、気持ちを込めながらもだらだらと書くのはよくありません。

さらに、内定を断る場合、内定通知に返信する形でメールを送信することもありますが、直接会って辞退する気持ちを伝えられないことに対しての謝罪文を記載するとより良いでしょう。

最後に、相手企業の発展を願う一文を入れるのはビジネスマナーの一つです。改まった手紙やメールの文末には、相手企業の発展や活躍を願う一文を入れましょう。

そして、誰からのメールかがきちんと分かるように、氏名や連絡先を書いた署名を作りましょう。これも受け取った人がすぐわかるように、シンプルでわかりやすいものにしておくのがおすすめです。

社会経験の無い新卒ならばまだしも、中途採用の内定辞退ともなれば、最低限のビジネスマナーは心得ておきたいところです。貴重な時間を割いてくれた企業に対し、失礼のない断り方を心がけましょう。

また、できれば電話をかけて直接話をするほうがメールにありがちな届いていない、見ていないというトラブルを防ぎやすいと言えるでしょう。

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2016-09-27

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