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内定辞退はメール、電話どっちの方が良い?メールって失礼なの?

内定辞退はメール、電話どっちの方が良い?メールって失礼なの?

内定を貰ったけれど辞退したい…。辞退を連絡する手段としてはメールと電話が一般的ですが、どっちのほうが担当者に誠意が伝わるのでしょうか。相手にきちんと伝わるかどうか、トラブルにならないか、失礼にならないか等、気になるポイントは様々ですが、基本の手順・マナーを解説します。

基本は電話で担当者に内定辞退の意思を伝える

連絡方法に明確な決まりはありませんが、企業担当者とこれまで電話でのやりとりが1度でもあったような場合、基本的に内定を辞退する場合には、まず電話で連絡しましょう

内定の辞退があった場合、企業にとっては予定の人員確保ができなくなり、採用活動に影響が生じる可能性がありますので、辞退の連絡はなるべく早く欲しいものです。応募者としても辞退しないまま時間が経つとトラブルになりかねないので、内定辞退の場合はなるべく早く会社に連絡することが大切ですが、これをカバーできるのが電話での連絡です。

担当者につながった場合は直接、辞退の意思を伝えることになります。もし担当者につながらなかった場合には、電話に出てくれた方の名前を確認した上で「大変恐縮ですが、内定辞退のご連絡をさせていただきました。ご担当者の○○様に、その旨をお伝えいただけますでしょうか。」と伝言をお願いしましょう。

辞退の意思が明確に伝わったら、基本的にはこれでやりとりは完結します。ただし、さらにお詫びの気持ちを伝えたいという場合、別途メールやお詫び状を郵送するという方法もあります。

注意点として、「早く電話することが大切」と言っても、始業、終業前後の1時間やお昼休み前後などの時間帯の電話は相手も忙しかったり不在の場合が多いです。マナーとして、その時間帯は避けて連絡するようにしてください。

なお、転職活動でエージェント・コンサルタントが担当としてついている場合は、エージェントと企業とのやりとりになるのが一般的ですから、自分で企業の担当者に電話をかける必要はありません。企業と電話で直接やりとりをする求人媒体から応募していた場合は、電話で話をするのが誠実でしょう。

電話後のメールは補助的な手段として活用する

基本的には電話で伝えればそれ以上の連絡は必要ありませんが、別途、電話で辞退の連絡したことについて、あらためてお詫びの気持ちを伝えるとともに、後から「言った、言わない」のトラブルにならないように、電話とは別に後からメールも送るのも良いでしょう。2通りの方法で連絡するのは丁寧な対応であると言えます。

ただ、企業にとっては内定辞退というネガティブな情報を2回も知らされることになるので、メールの内容は辞退することを強調するのではなく、あくまで採用いただいたことの感謝と、期待に沿えないことのお詫びという部分を丁寧に伝えるようにしましょう。

気持ちを伝えるには文章よりも直接話すこと、つまりメールよりも電話の方が良いとされています。これは誰しも経験があることでしょう。誠意を担当者に伝えるということを軸に考えると、基本は電話で話すことで、メールは補助的な手段として位置付けてください。

メールのみで辞退しても問題ない場合もある

求人媒体によっては、応募から面接日の調整、採否の結果連絡まで、全てメールやサイト内のメッセージ機能で完結する場合があります。そういった場合には、メールでの連絡が基本的な手段となっていて、内定辞退もメールで届くということを人事担当者も当然の認識としています。

このようなケースでは、メールだけで辞退の連絡を行っても問題ありませんし、企業側も失礼とは受け取りません。最近はインターネット上の求人媒体で、メール・メッセージ機能のみでやりとりする企業も徐々に増えてきていますので、メールでの辞退連絡も昔より増えてきています。

逆に、最初に説明したように、電話でのやりとりがあった担当者に対しては、電話で話をした方が心象が良いのは確かですし、誠意が伝わりやすいでしょう。

懸念事項としては「相手に開封されない恐れがある」「そっけない印象を与えてしまう」ということが挙げられます。

まず、開封するかどうかについては相手側の責任の問題でもありますので、こちらから辞退の旨を伝えてから、もし何かあっても自分の送信は証明できます。ただ、そういった点に不安がある場合は、やはり電話のほうが確実です。

メールではそっけない印象を与えてしまって失礼では、という点についても、確かにそういう可能性はありますが、これまでのやりとりが全てメールの場合は、特に気にする必要はありません。とはいえ、事務的な内容で送るのではなく、誠実に相手に気持ちを伝える内容を送信しましょう。

電話であれば直接担当者と話をして終わることができるので、メールでトラブルになりがちなことが防ぎやすいと言えるでしょう。

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