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面接

面接に遅刻した場合の適切な対処法と謝罪の仕方を解説<電話・メール>

面接に遅刻した場合の適切な対処法と謝罪の仕方を解説<電話・メール>

ビジネス上において、約束の時間に遅れるというのはあってはならない失態です。しかし複数の会社へのアプローチをしていると疲れもたまりがちになり、うっかり寝坊…ということもあります。

ピンチの対応次第では、それが面接に良い方向に作用することもあります。ここでは、遅刻時の対応方法を紹介します。

ピンチのときこそ冷静に

遅刻は誰でも起こしてしまう可能性が高いミスの1つです。ミスしないようにしていても公共機関の遅れ、緊張からくる体調不良など自分ではどうにもならないことが起きます。

このようなピンチのときこそどのように対応するのかということも担当者は見ています。ビジネス上においても、ピンチはやってきます。その際に冷静に適切な行動ができるのかということにもつながるからです。最後まであきらめず、冷静に対応をしましょう。

「遅刻する!」とわかった時点で電話ですぐに連絡すること

寝坊、道に迷った、電車が遅れる、体調は悪くなった…
どのような状況でも、遅刻すると判明した時点で、すぐに連絡をとるようにしましょう。もちろんすぐに状況を知らせるため、電話での連絡となります。

ただ、その際やみくもに連絡をするのはNGです。以下の件をすみやかに伝え、または確認をしましょう。

  • 遅刻してしまうことの謝罪をする
  • 遅刻の理由
  • 何分ぐらいで到着することができるかを伝える
  • 担当者以外の方が対応した場合、対応してくれた方の担当者名

本当の遅刻の理由を言うのはNGの場合も

寝坊、道に迷ったなどの理由は、遅刻というマイナスイメージをさらに悪化させることになります。ここは、なるべくそのマイナスを払拭するためにも無難な理由を考えて伝えるようにしましょう。

ビジネス上では、相手の立場に立った対応を心がけることで、損失を防止するケースも多くありますので、必要なスキルと考えて、柔軟に対応しましょう。そこで、担当者も納得できるような理由の一例を紹介します。

理由1:突然の体調不良

「電車で移動中に、突然気分を悪くした」などの不意に発症した体調不良なら、担当者も信じるしかありません。ただ、面接時間のギリギリで連絡をする際にこの理由は逆に怪しまれてしまいます
また、風邪などの症状が目に見えやすい病状を使うのは避けましょう。

【電話トーク例】
あなた:お世話になっております。本日○時○分から面接をお願いしております××と申します。人事部の□□様をお願いできますでしょうか?

企業:はい。少々お待ち下さい。

担当者:お電話代わりました□□です。いかがなさいましたか?

あなた:すいません。職場でトラブルがありまして、今、対処をして○○駅まできている状況です。面接は○時○分からですが、御社に到着するのは○時○分になる見込みです。誠に申し訳ございません。いかがすれば宜しいでしょうか?

A 担当者:分かりました。なるべく無理せずいらして下さい。

or

B 担当者:そうですか。その到着時間ですと、次の面接者の対応を変更しないといけなくなります。××さんの面接日程を別日で再調整させていただきます。

A あなた:この度はご迷惑をおかけして誠に申し訳ありません。急いでお伺いさせていただきます。ありがとうございます。

or

B あなた:大変ご迷惑をお掛けして申し訳ありません。承知しました。大変お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

理由2:前職の業務でトラブルが発生してしまった

働きながら転職活動をしていることを把握している場合なら、この理由はいたしかたない、と担当者も納得してくれる場合もあります。何時までに作業を終えて面接にかけつけることができるか、をきちんと伝えましょう。

面接へ行くのを許された場合

面接の際は必ず、こころよく面接を了承してくれた担当者に必ず感謝の気持ちを伝えましょう。そして面接の最後に、もう一度、面接を受けさせてもらえたことへのお礼を述べてから、会場を後にしましょう。

その際、実際に自分が応募した部署の責任者の方も出席していた場合は、その方たちに対しても「この度はお待たせしてしまい、大変申し訳ございませんでした」という謝罪の言葉も忘れずに伝えましょう。

また、その日のうちに担当者にメールで再度、感謝の気持ちを伝えましょう。その際に、あなたがこの会社で働きたい意欲も併せて書いて、「入社の意思」を伝えましょう。

【メール文例】
〇〇株式会社
人事部××様

お世話になっております。本日、面接を受けさせていただきました□□です。

本日は貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、面接に遅れてしまい、
大変申し訳ありませんでした。改めてお詫び申し上げます。

貴社を一番に志望しておりますので、面接の機会をいただけたことに
本当に感謝しております。ありがとうございました。

本日は、新規事業案件の内容や今後の展望をお伺いすることができ、非常に感銘を受けました。
新しいことに果敢に取り組む貴社で仕事をしたいという思いはますます強くなりました。

もしこの面接でよい結果となりましたら、貴社の成長に尽力するべく
努力を重ねていきたい所存です。

本日は誠にありがとうございました。

_________________
名前
住所
電話番号
PCアドレス
携帯アドレス

別日での調整を提案された場合

この場合、その日のうちに謝罪のメールを送信しましょう。電話で再度謝罪を伝えたいですが、担当者も再度、面接時間の調整などの対応に追われている可能性もあり、多忙な中で電話対応をさせてしまう恐れもあります。

【メール文例】
〇〇株式会社
人事部××様

お世話になっております。本日、面接を予定しておりました□□です。

本日は貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、面接に遅れてしまい、
大変申し訳ありませんでした。改めてお詫び申し上げます。

貴社を一番に志望しておりますので、再度面接の機会をいただけることに
本当に感謝しております。ありがとうございます。

何卒、ご対応をよろしくお願いいたします。

_________________
名前
住所
電話番号
PCアドレス
携帯アドレス

担当者が怒ってしまった…

担当者が怒ってしまい「もう来なくていい」と言われてしまった場合、どうすればいいでしょうか。

もしあなたが本当に面接を受けたい企業であるなら、そこでふんばって面接をどうしても受けたいという熱意を伝えましょう

例えば「お怒りはごもっともです。しかし私の御社が第一志望なのです。もう一度、面接の機会を与えて頂けないでしょうか? 宜しくお願いいたします」という風に素直に気持ちを話しましょう。しかし、あまり自分の意見を押すと「時間も守れないのに、自分の希望を言うのか!」と怒りを高めてしまう可能性もあります。伝えるのは1回のみにとどめましょう。

それでもだめなら、謝罪の言葉を伝えて終話しましょう。そして、その日中に担当者に謝罪のメールを送信しましょう。

【メール文例】
〇〇株式会社
人事部××様

お世話になっております。本日、面接を予定しておりました□□です。

本日は貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、面接に遅れてしまい、
大変申し訳ありませんでした。改めてお詫び申し上げます。

私は御社を一番に志望しております。
できれば再度、直接謝罪をさせていただき、お話しをさせていただける機会を
いただけませんでしょうか。

何卒、ご検討をよろしくお願いいたします。

_________________
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携帯アドレス

「ピンチはチャンス」と言いますが、ビジネスマナーにおいて遅刻はやはり大きなミスです。しかし誠意をもって対処をすれば、その姿勢が逆に好印象につながることもあります。謝罪の気持ちと丁寧な態度を忘れずに、勇気をもって対応しましょう。

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