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面接

面接の日程・時間変更の仕方と常識、電話のかけ方・メールの書き方

面接の日程・時間変更の仕方と常識、電話のかけ方・メールの書き方

転職活動をするとき、在職中であれば困ってしまうことが起こります。例えば、指定された面接の日程や時間が合わないこと。仕事の都合でどうしても調整がつかないことがありそうです。そうなったときを想定しての心構えと対処の仕方を「電話のかけ方・メールの書き方」の詳細を交えて見ていくことにしましょう。

できれば面接の日程・時間変更はしないほうが良い

在職中の転職を考えているなら、まず初めに覚悟しておきたいことがあります。企業は、基本的に面接の日程・時間変更をかなり遅らせることに良い印象は持たないということです。内心では待ったなしということになります。

確かに、在職中のポジションが重要であればあるほど、出張や繁忙期に代理を立てることは難しいでしょう。

しかし、転職を希望している企業の方でも良い人材がいれば、一刻も早く採用したいと募集をしている実情があります。在職中の方がどんな事情であるとしても、現状に合わせてくれる方で優秀な人材のほうを採用する確率が高くなるかもしれないことは、念頭に置きましょう。

まして、本心は気分が乗らないなどの理由で、仕事にかこつけて面接の日程・時間変更を安易にしたとすれば、真剣に人材募集をしている企業に対して失礼になります。

とにかく、できれば面接の日程・時間変更はしないほうが良いのですから、最後の最後まで応募先企業の日程に合わせる努力はしたいものです。

面接の日程・時間変更がやむを得なければ、すぐに連絡

もし、いくら在職中の業務事情で面接の日程・時間変更がやむを得ないとしても、面接の日程を組んでいる応募先企業には関係ないことですから、そうなったとしたらすぐに連絡をして、お詫びした上で調整をお願いすることになります。

その際、自己都合ばかりで言い訳するのではなく、申し訳ないという気持ちで謝罪することが大切です。

ただし、応募先企業の採用日程もありますから、自己都合の変更は原則1回までと心得ておきましょう。調整をいただく日程の候補日時をいくつか伺っておき、なるべく企業に合わせた日程で決めるほうが良いでしょう。

面接の日程・時間変更の連絡は、メールをしてから電話も

面接の日程・時間変更をするようになった場合、記録に残すということでまずメールで連絡をし、さらに当日のうちに電話で確認を取る形が一番望ましく、最良の方法になります。なぜなら、メールの当日返信がなければ読まれていない可能性があり、たとえ当日返信があったとしても、実際の言葉を伝えてお詫びをすることが常識だからです。

メールの例文

では、「メールの例文」をご紹介しましょう。

株式会社○○
○○部 採用ご担当者 ○○様

お世話になっております。
先日、貴社の面接日程のご連絡をいただきました○○と申します。

冒頭から大変恐縮ではございますが、
在職中ゆえにどうしても当日にお伺いすることができませんので、
面接日程を再度ご調整いただけないかとご連絡をいたしました。

せっかく貴重なお時間をいただきましたのに
勝手を申し上げ申し訳ございません。

念のため、わたくしの日程をいくつか記載いたしますが、
○○様のご予定を最優先にいたしますので、
再度のご連絡をいただけないでしょうか。

○月○日(月)○時~○時
○月○日(木)終日
○月○日(金)午前中

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

メール送信後の電話のかけ方例

次に、メール送信後の電話のかけ方をご紹介します。参考にしてください。

  • 「株式会社○○ ○○部 採用ご担当者の○○様をお願いいたします。わたくしは、御社の面接日程のご連絡をいただきました○○と申します。」
  • 「お世話になっております。わたくしは、先日、面接日程変更の件でメールをいたしました○○と申します。ご返信いただき、ありがとうございました。」
  • 「お忙しい中でのご調整に御礼申し上げます。再度、この日程でぜひ、お伺いしたいと思っておりますので、よろしくお願いいたします。」

メールや電話で失礼になる言葉や態度

面接日程の変更を申し出るのが応募者の場合、くれぐれも失礼になる言葉や言い回しには注意しなければなりません。まして、転職の場合なら日程変更の対応で即、合否につながることも十分あるでしょう。

NG例

×「他社の面接と重なったので、日程の変更をお願いできないでしょうか。」
×「他社の日程がまだわからないので、調整を待ってください。」

他社という言葉を出す時点でNGです。しかも、他社を優先するような言い方や自己都合優先のような言い方は非常識もいいところ。応募先企業から「他社にどうぞ」と言われてしまうでしょう。

×「面接日程を間違えたために、伺えません。」
×「面接日程を今まで忘れていました。これからでも面接をしていただけますか。」

面接当日の数分前、数時間前にこれでは、応募先企業から「もう結構です」と断られるでしょう。アルバイトでも、このようなひどい間違いや忘れ方をしたら不採用に間違いありません。転職希望者なら、なおさらでしょう。

面接当日のキャンセルや変更が許されるのは、体調不良や身内の不幸、途中の事故遭遇などぐらいです。もし、体調不良だとしても、自己管理の甘さを露呈することになってしまうでしょう。

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