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面接

面接日程(日・時間)の変更をお願いするときの電話のかけ方と理由

面接日程(日・時間)の変更をお願いするときの電話のかけ方と理由

複数の企業を掛け持ちして転職活動を行っていると、どうしても面接日のバッティングが出てくる場合もあります。その際、面接日時の変更の連絡はどうすればいいのか、またどのような点に気をつければいいのでしょうか。

なるべく早く担当者に連絡する

日程の調整をお願いする場合は、なるべく早く連絡をしましょう。

日程の再調整が必要になるため、連絡が遅れればそれだけ調整するのも難しくなってしまいますし、あなたのイメージもよくありません。また、日程の変更をこちらからお願いするので、まず電話で連絡を取るように行動するのがマナーです。

日程の都合が悪くなったと正直に伝える

転職活動をしていると企業もわかっているので、実際は面接日程の変更もやむなしと理解をしています。しかし、「他の企業の面接が入ってしまったので、御社の面接日をずらしたい」というのは大変失礼ですし、「うちが一次希望じゃないなら、面接はキャンセルする!」と怒りを買うことにつながりかねません。

シンプルに「都合が悪くなったので日程を変更していただけませんでしょうか」と伝えるのが一番です。ヘタにウソをついてしまうと、バレてしまった時は信用を失いかねません。また企業は、このような対応を経験してきているので

ウソには非常に敏感です。

どうしても理由を言う必要がある場合、言葉を選んで、誠実な対応を心掛けるようにしましょう。在職中で転職活動をしているのなら「前職の仕事の都合で時間の都合が合わない」などというように、角が立たないような言い方が無難です。

もし、担当者が理解のある人であなたの状況なども理解してくれている人なら、正直に話をしても問題はありません。しかし、そこでも相手に配慮をした言い方をしましょう。

「御社が第一志望なので優先したいのですが、前の企業様の面接が確定しております。先方も時間を取っていただいているので、変更を要望するとご迷惑をかけることになります。また遠方の企業様で時間を要するため、本当に申し訳ありませんが、面接日を変更して頂けないでしょうか」

日程調整をお願いする企業が、自身の中では一番入りたいと思っている企業なんだということをアピールすることで、担当者にも安心感と信頼を印象づけることがきます。

電話での伝え方例

実際の電話での伝え方の例は、以下の通りです。

会話例

あなた:お世話になっております。〇日〇時から面接の予定をしております〇〇と申します。人事ご担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか。

窓口:はい、少々お待ちください。

担当者:はい●●です。

あなた:お忙しいところ恐れ入ります。×日×時から面接の予定をしております○○と申します。今、お時間頂いてもよろしいでしょうか?

担当者:はい、大丈夫ですよ。

あなた:ありがとうございます。実は〇日〇時にご調整いただいております面接ですが、どうしても外せない所用があり、時間の都合がつかなくなってしまいました。大変申し訳ございませんが、もしよろしければ、面接の日程を変更していただきたいのですが、いかがでしょうか。

担当者:そうですか。では調整しましょう。いつが良いでしょうか。

あなた:ありがとうございます。来週の平日18時以降でしたら、いつでも大丈夫です。

担当者:わかりました。では…来週水曜の18時30分はいかがでしょうか。

あなた:はい。大丈夫です。大変ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。ご対応いただき、ありがとうございました。来週水曜日の18時30分ですね。よろしくお願いいたします。

調整をお願いするときは候補日をいくつか挙げる

「急いで連絡しないと」と焦るあまり、面接日の候補日を確認するのを忘れないように注意しましょう。

きちんと別の候補日も確かめてから担当者に連絡をしないと、二度手間になってしまいます。そして、なるべく細かに決めずに、ざっくりとした日程を3つほど伝えて、企業側に選んでもらえるようにスケジュールを調整しておきましょう。

面接の日程調整は2度目はないと思っておく

面接をするということは、あなたに興味があり、ぜひ話してみたいと考えているからです。

ですから、1度の再調整なら企業側も問題もなく対応してくれますが、2回目はありません。2回目となると、今度は「本当に面接を受ける気があるのだろうか」と疑われかねません。そのため、面接日の変更をするときは、日程をきちんと確認してから行いましょう。

面接時にも日程調整のお礼を述べる

面接当日にも、担当者にきちんとお礼を言いましょう。自分の都合で相手のスケジュールを変更してもらったということをしっかり認識して、あらためて感謝の言葉を伝えることが大切です。

面接では最初に「本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。また、面接日の再調整をしていただき、本当にありがとうございます」と伝えましょう。担当者にマナーがしっかりしているな、という印象を与えることができるかもしれません。

転職活動の状況を企業もわかっているので、面接日の調整の申し出に関しては対応をしてくれます。ただその際のマナーや言葉遣い、対応などで面接前に印象を悪くしてしまうことも、逆に良くすることもできるのです。誠意をもって、きちんと対応をすることを心がけましょう。

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