退職証明書が必要なシーンと、請求方法・再発行してもらう方法

新しく入社した転職先の企業で、退職証明書の提示を求められることがあります。特に転職の経験が無い場合、「退職証明書って何だろう？」と首を傾げる人もいるのではないでしょうか？

今回は、退職証明書が必要な場面や、請求方法などについてご紹介していきます。

履歴書や職歴書の裏付けとして提出を求められることがある

退職証明書を利用するシーンの多くは、新しく転職した会社から要求され場合です。提示を求める企業側の意図としては、履歴書や職務経歴書に記載された内容の裏付けを取るためであったり、退職理由の確認のためだったりすることが一般的。とはいえ、必ず提示を求められる書類ではありませんので、要求されたら提示するというほどの心構えで良いでしょう。

創立が古い企業でそういう書類が必要な制度になっているところや、過去に採用関係でトラブルが起きたことのある企業などで求められる場合があります。

また、離職票の代わりとして、国民保険の加入手続きで市役所に行ったときや、求人情報を探す際のハローワークで提示を求められたときにも、使用できる例もあります。

例えばハローワークで失業の手続きをする場合、離職票があれば問題ありませんが、勤め先で雇用保険に加入していない場合には離職票が出ないケースがあります。退職して夫の扶養に入ることを検討している主婦の方などで、ハローワークから離職票の提示を求められた場合、退職証明書で代用するという例もあるようです。

退職証明書に記載される項目は離職者が選べる

退職証明書とはその名の通り、退職したことを証明する書類です。特に決まったフォーマットや書き方は無く、「賃金」「勤続勤務期間」「役職」「職種」「退職理由」の中から、離職者が記載項目を選ぶことができます。会社側は、離職者に記載を求められていない項目に関しては記してはいけない決まりになっています。また退職証明書は、離職者が申請した場合の発行が企業側に義務付けられています。

なお、離職票は退職証明書と同様に、退職を証明する書類です。離職者の要求があってはじめて発行される退職証明書とは違い、離職票は退職時に必ず発行される書類となっています。

双方の大きな違いとしては、公文書か否かという点です。発行が義務付けられている離職票は公文書、離職者からの要求があってはじめて作成する退職証明書は、公文書ではないということになります。混同には注意しましょう。

退職証明書の発行は勤めていた会社に作成を依頼する

退職証明書を発行してくれるのは、以前勤めていた会社の方です。書類を入手するためには、人事・総務等を担当する方に書類の作成をお願いする必要があります。

前述した「賃金」「勤続勤務期間」「役職」「職種」「退職理由」の、どの項目を記載して欲しいかを担当者に伝えましょう。退職証明書は公的な文書ではないので、様式は会社によって異なります。受け取り方などについても企業によって違うので、その後の流れは担当者に確認すると良いでしょう。

注意点としては、退職証明書の発行は、退職してから2年間が有効期間であるという点です。転職先から提示を求められたら、以前勤めていた会社に作成をお願いしても問題ありませんが、会社に在籍しているうちに担当者に依頼しておくと、転職先の会社から要求された場合にはスムーズに提出することができるでしょう。

万一、紛失してしまったときについては、2年間の有効期間内であれば何度でも発行してもらうことが可能です。つまり、再発行も可能ということです。しかし、何度も「紛失してしまって…」などの理由で再発行を要求するのは気が引けますし、以前勤めていた会社の人にも手間を掛けてしまうことになります。やむを得ない場合は仕方ありませんが、きちんと管理しておくことに越したことは無いでしょう。

以上が退職証明書についての必要なシーン、請求方法、再発行についての解説となります。新しく入社した会社から提出を求められたら、できるだけスムーズに対応できるように心掛けましょう。