内定保留の返事の仕方と知っておくべき注意点≪メール・電話での例文あり≫

転職活動で複数の企業に就職活動をしていると、内定をもらったけれど気になる別の企業の合否も確認したい…というタイミングになってしまうこともあります。
そんなときのための、内定の保留をお願いする際の心構え、マナーを紹介します。

内定保留の期限は3日～1週間が限度

内定の保留をお願いする場合、なるべく3日以内、遅くとも1週間以内に最終の返答をするようにしましょう。

採用担当者はコストをかけて面接し、企業を第一志望に選んだ人に入社してほしい、もしくは現場で即戦力として働ける人と決断し、期待を託しています。

企業は採用活動においては、一定の保留や自体があることも想定して採用活動を行っていますので、期限をしっかり伝えた上で保留することは、3日～1週間程度といった常識の範囲内の期間であれば特に問題なく、担当者にもマイナスの印象を与えることはそうありません。

なお、保留したい理由として「他社の結果を待ちたい場合」もあるかと思いますが、採否の結果が3日～1週間以内程度の場合には、上記の期間内で結果がわかるのであえてそのことを言う必要はありません。

しかし、それ以上かかる場合は、正直に「他社の結果を待って判断したいので〇〇日まで保留をお願いしたい」ということを伝えたほうが良い場合もあります。

ただ、この理由はやはり企業にとってマイナスの印象になりやすく、数週間の保留は待てないと判断して内定を取り消すケースもありますので、面接の手ごたえや、自分が本当に行きたいのはどちらの会社なのかを保留の返事をする前によく考えておきましょう。

期限を過ぎると内定が取り消される!?

内定を承諾するにせよ保留するにせよ、一定の期限の後、最終の返答をしなければなりません。

承諾期限は会社があらかじめ設定して伝えてくるもので、それに対する保留の期限は基本的に自分で決めて企業に伝えるものですが、期限を過ぎてしまうと、企業側も「もう入社する気はないんだな」と判断し、内定を取り消して次の採用候補を繰り上げる、ということにしている会社もあります。

また、「保留する期間を延ばしてほしい」という希望が認められることは基本的にありませんので、期限までには必ず返答をするようにしましょう。

返事の手段は「電話」か「メール」

今ではメールで内定通知を知らせる企業も増えています。しかし、内定の保留というのは、応募者が企業側に対して無理なお願いをすることになるので「すみませんが、保留させてください」という気持ち、誠意を見せることが重要です。

内定保留を伝える手段は「直接訪問する」「メール」「電話」のいずれかになりますが、まず「直接訪問する」というのは確かに礼儀にかなっているものですが距離や移動時間の問題、相手の時間の都合などの問題もあるので現実的ではありません。

そうなるとメールか電話ということになります。一般的に「相手とのコミュニケーション」がしっかりとれるのはメールよりも電話です。電話は相手の声を直接聞く、自分の話すという点で優れていますので、その場で直接気持ちを伝えることができる電話のほうがおすすめです。

そして、面接の連絡や内定通知自体もメールでやりとりをしていて、これまで電話でのやりとりがなかった場合や、電話をかけたが不在だった場合などはメールでも問題ありません。

新卒採用で内定を複数もらった場合、多くの人に内定を出しているような企業に対しては、相手の都合としても電話よりメールのほうが良いでしょう。多くの人から保留の電話をされると多く時間を取られてしまうということと、企業も一定の割合での保留は想定の範囲なので、メールでの対応がスムーズです。

保留する連絡をするときの3つの注意点

ここで、保留したいということを連絡する際の3つの注意点を紹介します。

連絡はできる限り早めにする

保留したいことが決まっているのであれば、企業への連絡は内定をもらったその日にしましょう。内定を出したその日に入社準備にとりかかる企業もありますので、保留や辞退に関する連絡は後のトラブル防止のためにもすぐに行うことをおすすめします。

また、転職先となると入社日までの期間が短いことも多く、返事を遅らせると企業にも迷惑をかけることになってしまいます。だからこそ連絡は素早く、が鉄則です。

保留にして申し訳ないということを伝える

次に、保留したいと言われた相手の気持ちへの配慮を忘れないようにしましょう。採用してぜひ働いてもらいたいと思って内定を出したのですから、承諾ではなく保留と言われて良い気分になるものではありません。一定の割合で保留が発生することは企業側も想定済みではありますが、それでも相手の気持ちを想像することは円滑な保留の連絡の際には大切です。

内定をもらってありがたいということ、せっかく内定をいただいたのに、すぐに承諾できずに保留をお願いすることになって申し訳ないということを伝えることが重要です。

いつ返事するかを明確にする

最後に、いつ返事するかを明確にすることが重要です。いつまでに返事するのかは必ず伝えましょう。最初に解説しましたが、一般的に内定の承諾期限として保留できるのは1週間程度が限度です。それ以上の保留は、よほどあなたが企業に求められている状況でない限りは、ほぼ不可能でしょう。

なお、保留する理由としては、入社意思を感じさせることがポイントです。本当の理由を伝えると、当然、企業側は快く思わない場合もありますし、内定を取り消される可能性もあります。

あくまでも「入社の意志はある」というニュアンスを含むことが大切です。例えば「入社するにあたり、家族と相談する必要がある」ということを伝えましょう。これなら、入社したいという意志は充分伝えることができます。

電話の話し方例

電話の流れは、窓口の人から担当者に取り次いでもらい、「内定をもらったことのお礼」と「保留したいこと」「いつまでに返事をするのか」をきちんと伝えましょう。

メール文章の書き方例

メールの場合は相手からメールで「選考結果のお知らせ」などで届いていた場合は、そのまま「Re:」をつける形で返信しましょう。相手も自分が送信していることへの返信なのでメール一覧でわかりやすくなり、

保留後の承諾は仕事への熱意を伝える

最後に、保留の後、入社を承諾する場合のコツをお伝えします。

承諾して、応募先の企業で働くということを伝えることになりますが、その際には「保留の期間をとってもらったことへの感謝」「これから新しい職場で思いっきり頑張っていこうという熱意」をしっかり伝えるようにしましょう。

企業側からすると一度は保留されているので「大丈夫かな…」と少し心配な気持ちがあります。そんな心配を吹き飛ばすような勢いで、同じ会社で働けることが嬉しい、これからどんどん貢献していきたいという思いを伝えて、受け入れてもらいやすい雰囲気を作っていきましょう。