面接時間を忘れた場合の担当者に悪く思われない聞き方・確認方法

大事な面接の日の日程を書き込んだメモや手帳、携帯電話を紛失してしまった、あるいはメモを忘れてしまっていたような場合に担当者に連絡する際、担当者の印象が悪くならないような電話での問い合わせ方法などをご紹介します。

忘れたことがわかり次第連絡する

面接まで日にちがある場合でもそうでない場合でも、メモや記録がないことが発覚した時点で、連絡するようにしましょう。

たとえ当日でも電話で日時・時間を確認するのは悪いことではありません。面接だけではなく、ビジネスにおいて一番してはいけないのは「遅刻」「無断欠席」です。また、あやふやな記憶を頼りに、全く違う時間に会社を訪問すると、他の仕事も抱える担当者の仕事を止めることになり、迷惑をかけることになります。

そうなることを防ぐためにも、面接日時の時間を担当者に確認するのは決して悪いことではありません。もちろん、事前にしっかりと確認をしておくのがベストですが、面接日時の確認をしたからといって、面接の評価につながることはありません。

メールではなく電話で確認する

まだ日程に余裕がある場合は「メールで確認してもいいのではないか」と思いがちですが、担当者が出張のため長期不在で対応ができない、またメールの受信に気づかずに未読のままになってしまう可能性も考えられます。

そのような事態になって、返事がないことにさらに不安になって慌てないためにも、必ず担当者に電話で確認することをおすすめします。

できれば11時頃か14時～17時頃に電話する

面接当日など至急の時はやむをえませんが、余裕がある場合は電話をかける時間帯にも気をつけましょう。始業直後や昼休み前は、急ぎの業務などに追われていることも多いので午前中なら11時ごろ、午後は14時から17時の間に連絡をするようにしましょう。

「忘れた」と言う必要はない

担当者に電話で問い合わせた際、「忘れてしまいました」などと言うと「メモも取ってないのかな」と思われてしまいますし、これはマイナス印象になってしまいます。

「再確認のために、念のため連絡をした」という前向きなスタンスで話をしましょう。そうすれば「この人は慎重な人なんだな」という印象をもってくれるでしょう。

電話での話し方例2パターン

聞き方で意識するポイントは「念のための再確認」というスタンスです。相手にとっては「もしかして忘れているのかな？」と思われる可能性はゼロではありませんが、それを追及されるということは基本的にないと言っていいでしょう。

また、日程は覚えているかそれもわからないかでは話し方が異なります。ここでは、日程は覚えているけど時間がわからない場合と、日程も時間もわからない場合の2パターンについて、電話での話し方を紹介します。

パターン1.日程は覚えているけど時間がわからない場合

パターン2.面接日程・時間ともわからない場合

担当者は、本来の業務の手を止めて電話対応をしています。事前に要点を簡潔にまとめて、聞き終えたらすみやかに電話を終わらせましょう。丁寧な言葉遣いで話をして、手元には必ずメモを忘れずに。聞いたことをしっかりとメモして、再度の電話はしないようにすることが大切です。

面接当日に担当者にお礼を言う

面接当日は、必ず「先日はお忙しいところ、お電話で大変失礼いたしました」という感謝の言葉を、直接担当者に伝えましょう。担当者も感謝をされれば当然嬉しいものですし、礼儀正しい印象をアピールすることもできます。