退職日が決まったら、退職届・退職願を作成します。ここでは、退職届・退職願について、手書きで作成すべきか、パソコンで作成していいのか、法律上どうなのかについて解説します。
法律上は書類に手書き・パソコンの決まりはない
退職届・退職願は、退職の意思を確実に伝えて会社に承諾してもらい、後のトラブルを防ぐことを目的としています。そのため、手書きかパソコン作成かについては問われないことが多いです。
パソコンが普及する前までは手書きが当たり前だったため「必ず手書きにすること」というアドバイスもありますが、近年はパソコン作成用テンプレートも多く出回っており、パソコン作成による退職届・退職願も、ビジネスマナーとして問題ないとされています。
法律上の決まり、フォーマットもないため、手書きかパソコンかで効力が違う、ということはありません。
また、退職について民法を確認してみると。民法では、退職する（雇用の解約をする）場合は、雇用契約を解約するという意味で「解約の申し入れ」をすれば良いとあり、その方法について厳密な規定は明記されていません。つまり退職の意思表示は口頭でも問題なく、そもそも退職届・退職願は法律上は提出する義務はない書類となります。
これは民法627条1項「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」という規定がによるものです。
正社員は「雇用の期間の定めのない」雇用契約を結んでいることが一般的なので、退職についてはこの規定が当てはまります。
後々のトラブルを防ぐために書類を出す習慣がある
では、なぜ退職届・退職願を提出することが一般的になっているのでしょうか。それはビジネスの場ではトラブルを防ぐために書面の記録が非常に重要なものとされているためです。
口頭など、ビジネス上で正式なものとして認められにくい方法で退職を申し入れた場合、後々「退職を申し入れた」と言っても「会社は認めていない。出社していない場合、無断欠勤による懲戒解雇となり、退職金は出ない」といったトラブルになる可能性があるためです。
法律では定められていないものの、トラブルを防ぐために書面に残すことで退職する社員と会社の合意を確実なものとするために、退職届・退職願の提出が一般化しているのです。
自筆サインや押印が会社から求められる場合がある
退職届・退職願は、法的に義務付けられていないと言っても、退職する人と会社にとって重要な書類です。パソコンで作成した場合、自筆サインや押印は必要なのかという点について説明します。
サインなども民法上に厳密な規定はないため、自筆サインや捺印がない退職届・退職願でも、法律上は退職の意思表示の効力に影響はありません。ただ、日本の社会では署名、押印というのは正式な文書を作成する際には多く用いられる方法、習慣でもあります。
本人が作成したものを手渡しで人事の担当者などに渡す場合、本人確認もまず間違いないので問題になることはめったにありませんが、郵送する場合は本当に本人が出したものかを判断する一つの目安としてサイン、押印があります。
もし会社からサインや押印をするように言われた場合、「本来は不要のはず」という理由を伝えて会社とトラブルになっても時間を無駄にしてしまうので、それらの指示された場合は対応することをおすすめします。
自分が作成したという趣旨で、文章の内容はパソコンで作成して、日付、部署名、名前は自筆にし、名前欄に印鑑を押すという方法もよく採られていますが、もし、自筆サインや押印のないまま提出してしまった場合は、会社側から指摘を受けない限りは、そのままで問題ありません。
手書きの方が丁寧だと考える担当者もいる
ここまで退職届・退職願はパソコンで作成しても問題ないと解説してきましたが、手書きで作成する人もいます。それは、お世話になった会社に退職を申し入れるという性質を持った書類として、多少の手間や時間がかかっても、誠意をもって作成することが円満退社につながると考える担当者がいるためです。
退職届・退職願を提出した後も、正式に退社するまで会社とのやり取りが続きます。また退職した後も、上司や同僚との人間関係が継続することもあるでしょう。最後まで会社と気持ちよくコミュニケーションをとるためにも、退職届・退職願だけでなく、ひとつひとつ丁寧な対応を心がけましょう。
まとめ
退職届・退職願を手書きで作成するべきかについてまとめると、以下のとおりです。
- 退職届・退職願は、法的に作成する義務はなく、形式も決まっていないので手書き、パソコンはどちらでも問題ない。
- パソコンで作成しても問題ないが、本人が書いたという証明のために日付、部署名、名前を自筆にし、捺印する場合がある。
- 円満退社のためには、誠意を伝えるために手書きの方が望ましいと考える担当者もいる。
退職の理由や状況は、人それぞれです。退職届・退職願は手書きでもパソコンで作成でも問題ないため、あなたがより気持ちよく退職できることを考えて、よく検討しましょう。
退職届と退職願は書類の意味が違うので、間違って出すと困る可能性があります。確認しておくことをおすすめします。
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