転職の場合、履歴書の他に職務経歴書を添えることは必須です。たとえ1社を退職して転職するとしても、職歴内容を詳しくアピールしようと思うと、2枚以上になってしまうこともあるでしょう。当然、数社勤務の経歴があればなおさら枚数が必要なことも出てくるかもしれません。そのようなときに、どのようにして提出すれば良いのかを解説します。。
ホッチキス留めは避けたほうが良い2つの理由
職務経歴書は2枚以上になることもありえますが、ホッチキスで留めるのは避けた方が良いでしょう。応募先の企業内でのファイリングやコピーするときに不便だからです。それぞれ具体的に解説します。
書類をコピーするときに外す手間がかかる
ホッチキス留めがNGな理由の一つは、コピー効率が悪いことにあります。企業の面接、人事に関する担当者が複数いる場合、応募者の履歴書や職務経歴書などは必要な人数分だけコピーして共有されます。そのときに、ホッチキスの針から外していく作業に時間がかかりますし、さらに職務経歴書の枚数が多くなればページ順間違えのミスも発生しやすくなります。このような事態を避けるためにも、企業としてはホッチキス留めになっていないほうが取り扱いが便利なのです。
応募書類の原本は人事部・課で保管し、書類選考の際にはコピーした書類を使用することが多いので、コピーが何部か必要になるという事情から、応募者が多ければ多いほどコピー作業も大変になります。何十人、何百人という相当な人数分×採用関係者人数分をコピーしなければならなくなりますが、ホッチキス留めされていると非常に時間がかかってしまうことは想像できます。
書類をファイリングするときに邪魔になる
ホッチキス留めがNGなもう一つの理由は、ファイリングに時間がかかってしまうことにあります。履歴書や職務経歴書などの応募書類は企業の手元に届くと、人事部などで保管するためにまずファイリングされる場合があります。
日付別、男女別などの各方法で分けられていきますが、書類がホッチキスで留めてあると、留めた部分が膨らんで持ち上がるようになっています。一人分の厚みは薄いものであっても、応募者全員分が集まるとホッチキス留めの部分の厚みは結構なものになります。結果としてきれいにファイリングすることが難しくなってしまうので、ホッチキスを外す必要が出てきます。
応募者が1名の場合はそれほど手間でもありませんが、多くの応募者がいるとホッチキスを外す手間もどんどんかかってしまいます。さらに、その後にクリアファイルに入れたり必要に応じてクリップで留めていく作業などもあるので、ホッチキスを外す時間がかかるのは企業にとってマイナスです。
また、ホッチキスの針を外す際には応募書類を丁寧に扱い慎重に外して破らないように神経を使わなければいけないので、作業をする側にとっては負担になります。
針なしホッチキスも使わない方が良い
最近では有名文房具メーカーから針がないホッチキスが発売されています。書類にホッチキスの針を使うことなくホッチキスのように留めることができるので人気が出てきています。100円均一ショップでも似たような商品もあります。
「ホッチキスがダメでも、針なしなら針を外す手間はないから大丈夫だろう」などと思うかもしれませんが、これも書類に穴が開いてコピー時に汚くなることや、留める強度が弱い場合があるので使用は控えておいたほうが良いでしょう。
クリップ留めにしてクリアファイルに入れるのがおすすめ
どうやって書類を留めれば良いかということについては「クリップで留めてクリアファイルに入れる」という方法をおすすめします。「クリップはすぐきれいに取り外せること」「クリアファイルに入れておけば汚れにくくまとめられること」がメリットです。
クリップ、クリアファイルともに応募先の企業に届いてからすぐにきれいに外せるものですし、ホッチキスに比べて手間もほとんどかかりません。職務経歴書の左上をクリップ留めにし、履歴書など他の書類と一緒にクリアファイルに入れることをおすすめします。こうすればすっきりまとまり、書類が折れる心配もありません。
なお、職務経歴書が複数枚になるときには、ページの下部などに「1/2」「2/2」など何枚あるうちの何枚目かがわかるようにしておくと親切です。
企業からの指定・指示があればその方法に従う
あまり多くはありませんが、応募先から書類のフォーマットやまとめ方、郵送方法などが指定される場合があります。そのときにホッチキス留め、あるいは何も留めずにそのままでという指示があれば、わざわざクリップ留めはせず従いましょう。
気を利かせたつもりでクリップ留めにすると面接担当者に「指示をきちんと理解していないのかな」と自分の理解力を疑われる可能性があります。
クリック留めをする前に押印するかどうかも気になる人は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。
＼ この記事をシェアしよう！ ／
