転職活動では、職務経歴書は必須になります。履歴書だけではどんな職種で何を担当していたかがわかりませんから、特に、正社員を目指す転職であれば、職務経歴書作成が大きな課題となるのは明らかです。まとめる枚数は1枚、2枚、3枚、4枚…いったい制限はあるのか、何枚が良いのかを解説します。
制限はないが「2枚」が最適
「職務経歴書の枚数制限はあるのか」というと制限はありませんが、応募者はあなた一人ではありませんから、たとえ1人1枚だとしても、それだけの人数分の職務経歴書に面接担当者は目を通さなければなりません。大変な根気と労力が必要になります。
しかも、転職希望者の場合は1人1枚だということはまずあり得ません。職務経歴書に記載する内容としては、一般的には以下のように最低でも6つの項目が入ることになりますので、かなりのボリュームが出てしまうのです。
多くの面接担当者はそれを踏まえた上で、1枚だと情報が少ない＝短過ぎ、3枚以上だと長過ぎると考えており、それが「2枚」が最適であるというシンプルな理由になります。
- 職務要約
- 志望職種
- 志望動機
- 経歴（勤務先、所属、ポジション）
- 職種・担当業務・実績
- 退職理由
読む側が「簡潔にわかりやすくまとまっていて読みやすい、記憶に残る最適な枚数」だと判断した結果です。
もちろん、枚数だけで書類選考をするほど単純な話ではありませんが、ビジネススキルとして過不足なくまとめる力を見る参考になりますから、「2枚」でまとめ上げるというスキルは、重要なアピールとなります。まさに「書類選考は職務経歴書にあり」と言えるほど重要なことなのです。
さらに、後で応募書類をコピーすることを考えれば、数枚を「ホッチキス留め」にするのではなく、外しやすい「クリップ留め」にすることが気配りであり、常識となっています。
専門職なら「3枚」でも問題ない!?
ときには、エンジニアなどをはじめとする専門職の方の職務経歴書では、「3枚」でなければ入り切れない経歴もあります。専属プロジェクトを主導したり、プログラミング開発にかかわったりした場合に、専門的であるがゆえに細かい実績を記載することがあるためです。
このような実績や経験を積んだ方の職務経歴書は、本来であれば10枚でも、それ以上でも足りないくらいのものを「3枚」にやっと凝縮しているということですから、かなり特殊なケースといっても良いでしょう。
ですから、かなり特殊な経歴や職種でない限りは「2枚」で十分ということになり、「3枚」は例外的になります。
「2枚」を効果的に使う3つのポイント
「2枚」をパッと見で印象づけるためには、どんなところに気をつけてまとめたら良いのか、3つの大きなポイントを挙げてみます。
1.項目別に内容がまとまっているか
すでに述べたように、内容が「職務要約」、「志望職種」、「経歴（勤務先、所属、ポジション）」、「職種・担当業務・実績」、「自己PR」、「志望動機」あるいは「退職理由」など、項目別に整理されて書かれていると、読みやすい印象を与えます。
それぞれが読みやすく、一目見てどの項目かがわかるように記載されていることが求められます。
文字（フォントやサイズ）の選択が適切か
基本的に職務経歴書はパソコンで作成されますが、タイトルや見出しは大きくメリハリをつけ、フォントは「MS明朝」か「MSゴシック」で統一しましょう。特殊なフォントでの個性は必要ありません。
「2枚」に詰め込みたいあまりに、小さい文字でギッシリだと、相手も読みにくくなり、かえってマイナス印象です。
3.見やすいレイアウトになっているか
職務経歴書も箇条書きや文章だけになると、わかりにくいものです。
必要に応じて表や図なども取り入れた書き方をするなど、工夫がなされていることも読みやすさの一つになります。視覚的に興味を持たせるレイアウト作りを心がけましょう。
まず、これらを注意することによって、ザッと目を通したときから全体の印象はかなりアップします。見せ方の工夫をして視覚的に訴えることも重要なポイントです。
提出前の3つの最終チェックポイント
見た目まで完璧に仕上げても、肝心の内容に見落としがあれば元も子もありませんから、最終チェックとなるポイント3つを挙げてみます。
1.誤字脱字がないか
自分の経歴ですから、年号の間違え、会社名、職種名の間違いをはじめ、基本的な文字の間違えは大ダメージになりますから、誤字脱字の確認はしっかりしましょう。基本中の基本です。
2.具体的に第三者がわかる内容になっているか
仕事内容がたとえ多岐にわたっていたとしても、職種名で表すことができなかったり、他の人から見て意味がわかりにくいものになっていると、もう次に進む興味は持ってもらえません。そのためには、わかりやすい記載が重要です。
そのとっかかりとなるのが「職種名」なので職務要約や経歴には一言で表すとどういう職種なのかということをしっかり記載しておくことが必要です。
3.資格・実績は応募先の役に立つことを書いているか
取得した資格や実績だけをただ羅列しても、自慢にしか取られかねません。一歩踏み込んで、これらがなぜ役に立つのか、どうやって役立てるかを具体的に書き加えましょう。
明確な枚数制限はないものの、「2枚」にまとめなければならないため、かなりの時間を要するかもしれませんが、書類選考突破のためには通らなくてはならない「まとめのスキル」です。何回も見直し、企業の意図と自分の意図がマッチしているかを念入りにチェックすることをおすすめします。
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