ビジネスシーンで書類を送付する際のマナーである、添え状・送付状。転職の応募書類を送る際も、「挨拶」「送付内容のサマリー」として、もちろん必要です。では、あなたはパソコンで作成しますか？手書きで作成しますか？添え状・送付状の作成には、どちらが正しいのでしょうか。
パソコン・手書き両方OKの企業がほとんど
結論からいうと、パソコンで作成しても手書きで作成しても、どちらでも問題ありません。
添え状・送付状は、企業側の視点では「挨拶」であるとともに「誰から」「誰あて」に「何の書類」が送られてきたのか、内容を一目で確認し、対応をスムーズにするためのものです。基本的な書式も決まっているので、ビジネス文書に該当するものです。
ですから、必要事項の記載漏れがなく基本的な書式が守られていれば、添え状がパソコンか手書きかで選考が左右されることはほぼないと言って良いでしょう。
選考は履歴書、職歴書および面接で行うものなので、添え状は選考の本質的なポイントではありません。ただ、内容によっては印象に残る可能性があることは否定できませんので、手書きにせよパソコンにせよ、書式を守ってきちんと作成することが大切です。
なお、応募書類に書ききれなかった自己PRの記載するという方法もありますが、添え状・送付状は基本的に、内容を一目したら不要となるものなので、処分される可能性も高いものです。
必ず目に留めて検討材料として欲しいものは、履歴書や職歴書のなかにしっかり記述するようにしましょう。
迷ったら応募先がどんな会社かを考える
パソコンで作成して送付しても問題ない企業がほとんどですが、「より良い印象を持ってもらいたい」と考えてパソコンか手書きか判断に迷う場合は、応募する企業について考えてみることをおすすめします。具体的には企業文化、風土を考えたり調べたりするということです。
例えば顧客に手書きのお礼状を欠かさない老舗旅館の場合、パソコンで作成された書類を見て「無機質」「冷たい」という印象を抱くかもしれません。
逆にパソコンがないと業務が成立しないようなIT企業の場合は、手書きの書類を見て「パソコンスキルが低いのでは？」と疑問に思われる可能性もあります。
履歴書や職務経歴書を筆頭に、応募する企業の目に留まるものは、「これから応募者と一緒に働きたいか」の判断材料になります。転職時には企業や業界について研究すると思いますので、その情報を一つの判断ポイントとしてください。
なお、最終的な判断材料として、手書きの文字に自信がない、たくさんの応募先に送らないといけない…そんな場合はパソコンで作成するほうが良いでしょう。時間の短縮・効率化がパソコンの大きなメリットです。
手書き作成のメリット・デメリット
ここで、手書きのメリット、デメリットを整理してみます。
メリット1.気持ちが伝わりやすい
パソコン使用は今や一般的となっていますが、企業および担当者によっては「手書きの方が気持ちが伝わって良い」、「手書きの方が好み」という場合があります。
ハローワークや求人雑誌といったWeb媒体以外で募集をかけている企業や、老舗、家族経営の企業など、「手書きに親しみありそう」だと判断できる場合は、手書きにすることで、気持ちが伝わりやすくより良い印象になる可能性があります。
さらに、より手軽なメールや電話でのやり取りが主流となった今、「自社のために時間を使ってわざわざ手書きで作ってくれた」と思ってもらえるかもしれません。ただし前述のとおり、応募先の企業文化や仕上がりのクオリティによっては、判断が必要です。
メリット2.個性がアピールできる
「手書き文字には人柄が出る」と言われます。個性が重視される職種に応募する場合や、採用基準として「人柄、意欲を重視」と募集要項に記載がある場合は、添え状・送付状も手書きにすることで、個性や人となりを伝える一つのツールにすることができます。
デメリット1．作成に時間がかかる
パソコンと比べると時間がかかるのが手書きのデメリット。何社にも応募する場合、その分さらに時間がかかります。また、修正液、修正テープの使用はマナー上NGなので、間違えたら最初から書き直しになります。
デメリット2.字が汚いと印象が悪い
いくら気持ちを伝えるためと言っても、肝心の文字が汚いと印象が悪くなります。読みにくい文字だったり歪んでいればかえってマイナスですので、自信がなかったり、読みにくいと感じるほどの汚さであれば、パソコンのほうが無難と言えそうです。
添え状を作成しなければいけない枚数が少なく、字がきれいな人であれば手書きで作成するのも良いと言えます。
パソコン作成のメリット・デメリット
次に、パソコンで作成する場合のメリット、デメリットを具体的にまとめます。
メリット1.スピーディーに作成できる
作成するための時間はパソコンの方が圧倒的に早いでしょう。テンプレートもインターネット上にサンプルがたくさんありますし、必要箇所を書き換えるだけで基本的なものはすぐに完成します。
また、添え状に記載する項目は基本的に同じため、パソコンで一度作成したものは、次回以降テンプレートとして流用できます。現在の仕事と並行しながら、複数の企業へエントリーするなど時間が限られている場合は、時間短縮できるパソコン作成がおすすめです。
メリット2.きれいで見やすい書類を作成できる
添え状・送付状は、一目で内容を理解できる「分かりやすさ」が肝心です。よほどのことがない限りは、パソコンで作成すれば印刷してきれいで見やすい書類ができあがります。また、ビジネス文書という性質からも、パソコンで作成したものの方が受け取り手にとって馴染みがあるところも多いでしょう。
※パソコンで作成する場合も、署名は直筆にすることが基本です。
メリット3.パソコンが使える最低限の証明になる
パソコン使用が日常的なソフトウェア会社やWebコンテンツ制作会社といったIT系企業、外資系企業などの場合、手書きだとスキル面でマイナス印象になりかねません。パソコンで作成できるということは、Wordなどワープロ機能についての「最低限のパソコンスキルがある」証明になります。
デメリット1．冷たく感じる会社がある
IT企業などパソコンの使用が業務上当たり前の会社、業種、職種であればマイナス印象を与えることはまずありませんが、初めに解説したような「手書きで気持ちを伝えること」を会社として重視しているところでは、冷たい、無機質という印象を与える可能性がないとは言えません。
デメリット2.手抜きと感じられるおそれがある
パソコンの大きなメリットは同じ書類を複製するときにすぐにできること。逆に言うと、1通を作成するのに時間がかからないので、受け取る側からすると手抜きをされているような印象を持つ人もいる可能性があります。
以上から、パソコンは効率的にきれいでわかりやすい添え状を作成できる反面、応募先によってはマイナス印象になる可能性があると言えます。
とはいえ、ほとんどの企業は添え状を選考判断の基準に使うということはありませんので、複数の企業に応募する場合や、手書きに自信がない人はパソコンで作って問題ないでしょう。
まとめ
いかがでしたか？添え状・送付状は、ビジネスマナーとして目的を果たしていれば、パソコンでも手書きでも採否への影響は基本的にありません。どちらか迷った場合は、応募先の企業文化や自らの都合によって判断することで問題ありません。
今回のまとめは以下の通りです。
- ほとんどの企業は手書き・パソコンどちらでも問題なく、採否に影響しない
- 迷ったら応募先の会社がどんな会社なのかを考えて判断する
- 手書き作成のメリットは気持ちが伝わりやすい、個性が伝わりやすいという点
- 手書き作成のデメリットは1通作成するのに時間がかかり、字が汚いとかえってマイナス印象を与える点
- パソコン作成のメリットはスピーディーにきれいで見やすい添え状が作成でき、最低限のパソコンスキルがあることがわかる点
- パソコン作成のデメリットは冷たい印象を与えたり、手抜きと感じられる可能性がある点
募集要項で添え状・送付状について指定がないかの確認は必要です。もしも「送付状不要」という記載があった場合は、添えずに出すのが正解。もちろん、企業に持参する際も、添え状・送付状は必要ありません。
＼ この記事をシェアしよう！ ／
